Описание
Компания «Лесстр» одновременно ведёт работы на множестве объектов: жилые дома, школы, комплексы, госзаказы. Масштабы растут и с ними увеличивается количество ответственных мероприятий, контрольных точек и важных сроков — от получения и продления разрешений на строительство до прохождения обязательных проверок надзорных органов.
В определённый момент руководители пришли к выводу, что ручное управление сроками ненадежно. Пометок в календарях, напоминаний в телефонах и бумажных списков стало недостаточно, так как постоянно возникал риск пропустить необходимую дату, что могло обернуться штрафами или задержкой строительства.
Кроме того, ответственность за выполнение задач была распределена между несколькими отделами и сотрудниками. Требовалось, чтобы информация была доступна всем вовлеченным лицам, и все ответственные заранее знали, когда требуется их участие. Тогда руководство приняло решение, что необходимо внедрить современное программное обеспечение, которое автоматизирует процессы контроля сроков и выполнения задач ответственными.
Для реализации компания обратилась в офис Первый Бит в Саратове. Специалисты провели анализ бизнес-процессов и подобрали систему, закрывающую своим функционалом все потребности клиента – Битрикс24.
Автоматизация уведомлений о приближении критических сроков
Вместо классических клиентских воронок были реализованы отдельные воронки для стройобъектов и для гос.проверок. В них отслеживаются статусы выполнения работ, этапы проектирования, гос.проверки, сдача объекта, а также получение разрешений и назначение ответственных.
Чтобы команда не пропускала такие важные даты, как сроки получения разрешений, завершения этапов или проведения проверок, были настроены роботы и автоматические напоминания. В карточке указывается конечная дата, а уже роботами Битрикс24 производится расчёт дат, за сколько дней заранее необходимо оповестить сотрудников и отправляется уведомление ответственным.
Уведомления приходят по e-mail, в рабочие чаты и через аварийные оповещения в Битрикс24. В планах — добавить интеграцию с Telegram и WhatsApp, чтобы уведомления приходили и на мобильные устройства.
Также реализована возможность оперативно корректировать даты начала/окончания этапов — если заключено доп.соглашение, срок автоматом переносится в системе. Теперь руководству и главным инженерам не требуется вручную создавать напоминания или отслеживать критичные даты, система всё делает сама.
Строгая схема контроля и эскалации
Критические события, например, просрочка по договору или истечение разрешения, автоматически переводят объект в «аварийный» этап воронки и подсвечиваются для руководства.
Автоматизированы графики инспекций и проверки ведомствами. Накануне проверки ответственным приходят напоминания, формируется задача по подготовке, а при просрочке она выделяется красным цветом и эскалируется начальству. Теперь любой ключевой сотрудник в любой момент видит реальную картину по срокам и рискам, а также может оперативно предпринять меры.
