Описание
До внедрения обработка гарантийных писем от страховых компаний велась в клинике вручную. Администраторы ежедневно проверяли общий почтовый ящик, открывали каждое письмо, скачивали вложения, вручную искали пациента в 1С по ФИО и дате рождения, а затем прикрепляли документ к карточке. На одно письмо уходило от 15 до 25 минут. При этом письма часто терялись, путались или обрабатывались с опозданием — особенно если пациент был новым и его карточки ещё не существовало.
Это приводило к серьёзным последствиям: страховые компании отказывали в оплате, пациенты ждали оформления по несколько дней, а репутация клиники страдала. При этом физически невозможно было обработать все 28 000 писем в месяц — команда просто не справлялась с объёмом.
«Первая семейная клиника Петербурга» обратилась в «Первый Бит» по рекомендации коллег из клуба ДМС. После сравнения нескольких RPA-решений выбор пал на платформу PIX RPA благодаря её надёжности и гибкости. Проект стартовал с пилота по обработке гарантийных писем — как наиболее быстрого и эффектного процесса для автоматизации.
Команда «Первого Бита» разработала RPA-робота, который выполняет полный цикл:
- проверяет почтовый ящик с 07:00 до 22:00,
- распознаёт формат письма (RTF или PDF),
- извлекает данные (ФИО, дата рождения, номер полиса, лимиты, тип услуги),
- находит или создаёт карточку пациента в 1С,
- прикрепляет файл и заполняет все поля.
Особое внимание было уделено сложным случаям: письма от СОГАЗ с «прыгающей» вёрсткой, составные фамилии, аннулирования, двойные пробелы, конфликты с интерфейсом 1С. Для таких случаев настроена система перенаправления в папку ручной обработки — без остановки основного потока.
Также была доработана сама информационная система 1С: создан отдельный раздел «Гарантийные письма» в карточке пациента, чтобы данные, внесённые роботом, корректно отображались и были доступны для анализа.
Проект завершён в срок — за 2 месяца, и охватил сразу всю сеть из 10 клиник.
