Принять иностранца в 1С:ЗУП 8.3 сложнее, чем россиянина: программе нужно передать три разных статуса — страховой, налоговый и миграционный. Ошибка в любом из них ведёт к неверному расчёту НДФЛ и взносов, а значит — к доначислениям и штрафам при проверке.
В этой инструкции разберём каждый шаг: от заполнения карточки физлица до контроля за авансовыми платежами по патентам.
Прежде чем открывать 1С, определите правовой и налоговый статус сотрудника. Именно от них зависит, какие поля заполнять и какие ставки применять.
Правовой (миграционный) статус по Федеральному закону от 25.07.2002 № 115-ФЗ:
- постоянно проживающий — есть вид на жительство (ВНЖ);
- временно проживающий — есть разрешение на временное проживание (РВП);
- временно пребывающий — въехал по визе или в безвизовом порядке, работает по патенту или разрешению на работу;
- гражданин страны ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия) — приравнен к гражданам РФ в трудовых правах;
- беженец или получивший временное убежище;
- высококвалифицированный специалист (ВКС).
Налоговый статус — резидент или нерезидент. Резидент тот, кто пробыл в России 183 дня и более за последние 12 следующих подряд месяцев. Гражданство роли не играет.
Эти два статуса определяют всё остальное в программе: ставку НДФЛ, тариф страховых взносов и состав отчётности.
Шаг 1. Создать карточку физического лица
Путь: Кадры → Физические лица → Создать.
Имя вводится кириллицей — это обязательное требование, поскольку налоговая отчётность формируется на русском языке. Если у иностранца нет отчества, поле оставляется пустым. Все «лишние» части имени (например, у испанца два имени и две фамилии) программа помещает в поле «Отчество» — это нормальное поведение 1С.
В разделе «Основное» укажите:
- гражданство (страна по документу, удостоверяющему личность);
- ИНН в стране гражданства — нужен для справки о доходах;
- документ, удостоверяющий личность: серия, номер, дата выдачи, кем выдан.
В разделе «Адреса, телефоны» для иностранных граждан, не являющихся налоговыми резидентами РФ, обязательно заполните адрес за пределами РФ. Его можно вводить латиницей. Без этого поля 6-НДФЛ заполнится некорректно.
Шаг 2. Указать страховой статус
Путь в карточке физлица: ссылка «Страхование».
Это поле управляет тарифами страховых взносов. Выбирайте статус строго по документам сотрудника.
|
Статус застрахованного лица в 1С |
Кому соответствует |
|
Приравнен к гражданам РФ (постоянно проживает, признан беженцем, гражданин ЕАЭС) |
ВНЖ, беженцы, граждане Армении / Беларуси / Казахстана / Киргизии |
|
Временно проживающий иностранец |
РВП |
|
Временно пребывающий иностранец |
Патент, разрешение на работу (не ВКС) |
|
ВКС, временно проживающий |
ВКС с РВП или ВНЖ |
|
ВКС, временно пребывающий |
ВКС без РВП/ВНЖ — взносы не начисляются |
|
Иностранец, временно пребывающий, не подлежащий страхованию, кроме ВКС |
Граждане стран с особыми международными соглашениями (например, КНР, Вьетнам по ОПС) |
Выбранный статус программа автоматически транслирует в код застрахованного лица при формировании ЕФС-1 (подраздел 1.1). Например, статус «временно проживающий иностранец» → код ВЖИГ в отчётности.
Важно! Если у сотрудника в течение года меняется статус — например, он получил ВНЖ, — необходимо обновить поле «Страхование» и указать дату начала действия нового статуса. Взносы пересчитаются с этой даты.
Шаг 3. Задать налоговый статус
Путь: ссылка «Налог на доходы» в карточке физлица.
Это поле управляет ставкой НДФЛ. Укажите статус и дату его начала — именно с этой даты программа будет применять соответствующую ставку.
Доступные налоговые статусы в 1С:
- Резидент — ставка 13–22% по прогрессивной шкале (действует без изменений с 2025 года);
- Нерезидент — ставка 30%;
- Высококвалифицированный специалист — ставка 13–22% независимо от резидентства;
- Нерезидент, работающий по найму на основании патента — ставка 13–22%, статус резидента не отслеживается на каждую дату выплаты (в соответствии с письмом Минфина от 07.04.2011 № 03-04-06/6-79);
- Участник программы переселения соотечественников, член экипажа судна под флагом РФ и другие льготные категории — ставка 13–22%.
Стандартные налоговые вычеты (на детей, имущественные, социальные) применяются только к доходам, облагаемым по ставке резидента. Нерезиденту с 30% вычеты не положены — программа их не рассчитает, если статус выставлен корректно.
Шаг 4. Оформить документ «Приём на работу»
Путь: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу.
Для иностранца в документе появляется дополнительная вкладка «Дополнительно». В ней заполняются:
- Разрешение на работу (серия, номер, срок действия) — для временно пребывающих визовых иностранцев и ВКС;
- Патент (серия, номер, срок действия) — для безвизовых иностранцев, работающих по патенту;
- Разрешение на проживание (РВП или ВНЖ) — для временно и постоянно проживающих;
- Условия оказания медицинской помощи — реквизиты полиса ДМС или ОМС.
Эти данные автоматически попадут в трудовой договор при печати. Без них договор не соответствует требованиям ст. 327.2 ТК РФ.
Должность в документе должна совпадать с той, что указана в патенте или разрешении на работу. Дата начала работы не может быть раньше даты выдачи разрешительного документа.
Шаг 5. Настроить зачёт авансовых платежей по патенту
Актуально для иностранцев, работающих по патенту (безвизовые мигранты из стран СНГ и других безвизовых стран, кроме ЕАЭС).
Работник самостоятельно оплачивает фиксированные авансовые платежи по НДФЛ — их размер зависит от региона. После того как работодатель получил уведомление из налоговой инспекции о праве на зачёт, эти суммы вычитаются из исчисленного НДФЛ.
В 1С это настраивается в карточке физлица в разделе «Налог на доходы»: блок «Уведомление на авансовые платежи по патентам». Вносится:
- номер и дата уведомления от налоговой;
- сумма авансовых платежей к зачёту;
- период действия.
После этого при начислении зарплаты программа автоматически уменьшит НДФЛ на сумму авансового платежа. Если уведомление не получено — зачёт не производится, даже если работник платил авансы.
Своевременность уплаты авансов работником работодатель проверяет самостоятельно — на сайте МВД России, через сервис проверки патентов. При большом числе иностранных сотрудников этот процесс удобно передать специализированным миграционным сервисам.
Шаг 6. Использовать напоминания об окончании сроков документов
Разрешения на работу, патенты, РВП и ВНЖ имеют ограниченный срок действия. Просроченный документ — автоматически нарушение, за которое штрафуют работодателя.
В 1С:ЗУП есть встроенный органайзер с напоминаниями. Путь: Администрирование → Органайзер → Настройка напоминаний. Можно настроить уведомление за 30, 14 или 7 дней до истечения срока любого документа иностранного сотрудника.
Как 1С рассчитывает НДФЛ и взносы: сводная таблица
|
Категория иностранца |
Страховой статус в 1С |
НДФЛ |
Взносы (единый тариф) |
|
ВНЖ (постоянно проживающий) |
Приравнен к гражданам РФ |
13–22% |
Полный тариф |
|
РВП (временно проживающий) |
Временно проживающий иностранец |
13–22% (резидент) / 30% (нерезидент) |
Полный тариф |
|
Патент (безвизовый) |
Временно пребывающий иностранец |
13–22% (не зависит от резидентства) |
Полный тариф |
|
Гражданин ЕАЭС |
Приравнен к гражданам РФ |
13–22% |
Полный тариф |
|
Беженец / временное убежище |
Приравнен к гражданам РФ |
13–22% |
Полный тариф |
|
ВКС (любой статус, кроме временно пребывающего не-ЕАЭС) |
ВКС, временно проживающий |
13–22% |
Полный тариф |
|
ВКС временно пребывающий (не ЕАЭС) |
ВКС, временно пребывающий |
13–22% |
Взносы не начисляются |
|
Временно пребывающий визовый (не ВКС) |
Временно пребывающий иностранец |
30% (нерезидент) |
Полный тариф |
|
Гражданин КНР, Вьетнама (временно пребывающий) |
Не подлежащий страхованию (кроме ВКС) |
30% (нерезидент) |
Только ВНиМ + ОМС (без ОПС) |
Взносы на травматизм начисляются по тарифу работодателя для всех категорий иностранных сотрудников без исключений.
Особенности отчётности по иностранным работникам
6-НДФЛ. Доходы иностранцев включаются в общий расчёт. Если к концу года изменился налоговый статус — программа пересчитает НДФЛ за весь год при проведении документа «Перерасчёт НДФЛ». Если сумму доначисленного налога нельзя удержать в полном объёме (ограничение 20% от зарплаты по ст. 138 ТК РФ), работодатель подаёт уведомление в налоговую о невозможности удержания — 1С формирует его автоматически.
ЕФС-1, подраздел 1.1. Код статуса застрахованного лица заполняется программой на основании страхового статуса из карточки физлица. Частая ошибка — у граждан ЕАЭС и беженцев код может подтягиваться некорректно. Перед отправкой проверьте поле вручную.
Уведомление о выплатах ВКС в МВД. Это не отчётность в налоговую — это отдельный документ, который 1С:ЗУП не формирует автоматически. Его нужно готовить вручную ежеквартально, в течение 30 рабочих дней по окончании квартала.
Типичные ошибки при учёте иностранцев в 1С
Не обновили страховой статус при изменении документов. Сотрудник получил ВНЖ, но в программе остался статус «временно пребывающий». Взносы продолжают считаться по старому тарифу. Итог — ошибка в РСВ и ЕФС-1.
Выбрали «Нерезидент» вместо «Нерезидент, работающий по патенту». Программа начнёт проверять статус резидентства на каждую дату выплаты и не учтёт зачёт авансовых платежей.
Не указали адрес за пределами РФ. При формировании 6-НДФЛ возникнет ошибка или предупреждение о неполных данных.
Не внесли уведомление на зачёт авансовых платежей. Работодатель получил уведомление из налоговой, но не внёс его в 1С. В итоге с работника удержали полный НДФЛ — переплата, которую придётся возвращать.
Забыли о напоминаниях. Срок патента истёк, никто не заметил, сотрудник продолжает работать. Это незаконное привлечение иностранца к труду — штраф до 800 000 рублей.
Учёт иностранных работников в 1С:ЗУП требует внимания к трём независимым настройкам: страховой статус, налоговый статус и миграционные документы с их сроками. Все три должны соответствовать реальным документам сотрудника и обновляться при их изменении.
