Многие организации используют различные виды денежных документов. Но не все бухгалтеры правильно оформляют операции поступления и выбытия. В плане счетов для аналитического учета предусмотрен субсчет 50.03 «Денежные документы». Каждый документ отражается в соответствии с видом и статьей расходов на приобретение. Ведение учета операций в 1С: Бухгалтерии 8 редакции 3.0 имеет несколько особенностей.
Денежные документы подразделяют на несколько категорий:
- оплаченные ж/д, авиабилеты;
- топливные талоны;
- путевки, приобретенные для сотрудников;
- почтовые, вексельные марки;
- другие виды денежных документов, обладающие характерными отличительными признаками.
Перечень является открытым. При необходимости бухгалтер самостоятельно пополняет категории новыми видами документов.
Следует учитывать основные требования по работе. Прежде всего, должно быть обеспечено безопасное хранение в сейфе или кассе. Кроме того, выбранный порядок учета обязательно закрепляется учетной политикой.
Поступление отражается на дебете субсчета 50.03, а выбытие – по кредиту 50.03.
Отражение операций в 1С: Бухгалтерии на примере
В качестве примера можно рассмотреть оформление через 1С: Бухгалтерию покупки железнодорожных билетов.
Два билета на поездку по ж/д стоят 3000 рублей за единицу. В стоимость включен НДС. Расходы были произведены из кассы компании.
Следует учитывать, что НДС по таким расходам принимается к вычету только при наличии БСО (для железнодорожных и/или авиабилетов) или оформленного счета-фактуры. Сумма налога (НДС) должна быть указана отдельной строкой.
Регистрация покупок проводится через подраздел «Денежные документы» раздела меню «Банк и касса». Учет, как и для кассовых операций, ведется в количественной и стоимостной форме.
Поступление денежных документов
Оформление поступивших «ценных бумаг» производится по нескольким видам операций:
- от поставщиков;
- от подотчетных лиц;
- прочие виды поступлений.
Вводится подробное наименование билета с указанием маршрута. Указывается полная стоимость.
Формируется проводка Дт 50.03 Кт 76.05
Затем оформляется оплата из кассы. Для этого используется форма «Выдача наличных» с видом операции «Прочий расход».
Проведение формирует проводку: Дт 76.05 Кт 50.01
Выдача командированному сотруднику оформляется через «Выдача денежных документов». Необходимо выбрать подходящую категорию из:
- выдачи подотчетным лицам;
- возвратов поставщикам;
- прочей выдачи.
При возврате рассчитываются прибыли и убытки от этой операции. В случае выдачи подотчетному лицу:
Формируются проводки Дт 71.01 Кт 50.03
Возврат купленных билетов (с расчетами прибылей и убытков)
Один из билетов был возвращен РЖД с частичной потерей денежных средств. Операция оформляется «Выдачей денежных документов». Выбирается раздел выпадающего подменю «Возврат поставщику». Вкладка «Кому» относится к контрагенту «РЖД». Указывается счет учета.
Закладка «Денежные документы» обновляется. В появившемся поле «Сумма возврата» указывается 2400 руб.
Счета проводок выбираются в разделе подменю «Счета доходов и расходов». Указывается статья «Прочие внереализационные доходы (расходы)».
После проведения документа формируются проводки.
После возврата денежных средств со счета РЖД за неиспользованный билет формируется новое «Поступление наличных». Сумма составляет 2400 руб. Вид операции – «Прочий приход». Выбирается корреспондирующий счет 76-05.
Формируются проводки Дт 50.01 Кт 76.05
В отчете «Карточка счета» субсчета 76-05 по контрагенту «РЖД» можно проверить обороты.
Специализированная форма «Движение денежных документов» используется для анализа и выявления ошибок учета. Чтобы сформировать отчет, необходимо перейти в подраздел меню «Денежные документы».
Печатная форма выглядит следующим образом.
Учет каждого документа ведется на отдельном листе кассовой книги. В соответствии с методическими рекомендациями по применению и заполнению кассовой книги, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н, обязательно проставляется особая метка «фондовый».
Записи по движению вносятся непосредственно после получения (выдачи) в журнал регистрации. Можно использовать типовую форму или разработанную самостоятельно. Журнал регистрации денежных документов должен иметь поля для подписей сотрудников, участвующих в документообороте.
Введение в учет денежных документов
Денежные документы представляют собой важную часть бухгалтерского учета, так как они фиксируют расходы и доходы компании. Правильный учет этих документов позволяет избежать финансовых ошибок и обеспечивает прозрачность отчетности. В 1С: Бухгалтерии 8.3 учет денежных документов упрощает процесс контроля и анализа финансовых операций.
Частые ошибки и как их избежать
При учете денежных документов часто допускаются ошибки, такие как неправильное отражение операций или несоответствие данных в отчетах. Чтобы избежать таких проблем, важно регулярно проверять правильность заполнения документов и следить за актуальностью учетной политики компании. Также рекомендуется использовать специализированные отчеты в 1С для выявления и исправления ошибок.
Примеры использования 1С для других типов денежных документов
Кроме учета железнодорожных и авиабилетов, 1С: Бухгалтерия позволяет вести учет других видов денежных документов, таких как топливные талоны и путевки. Например, для учета топливных талонов можно использовать аналогичный подход, что и для билетов, с указанием количества и стоимости. Это поможет более точно контролировать расходы на транспортные нужды компании.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
